Die Embedded Documents Lösung klingt toll.
Für uns stellt sich die Frage ob sich damit langfristig auch Adobe Acrobat ersetzen lässt?
Vorraussetzung wäre, dass die Bearbeitung nicht nur in enaio stattfinden kann sondern auch schnell und einfach mit Dateien vom lokalen Dateisystem/Netzlaufwerken.
Die selbe Frage stellt sich in Bezug auf Embedded Office und MS Office. Muss ich die Frage im Embedded Office Forum nochmal stellen? 
Hallo @Oliver,
warum sollte man den Dokumente ausserhalb von enaio speichern oder bearbeiten …
Bei Embedded Dokuments müsste man aus technischer Sicht die Dokumente mindestens kurzfristig ins enaio laden um dies zu unterstützen. Z.B. in Mappen des Benutzers oder ähnliches. Ganz ohne den Server Teil wird es leider etwas schwierig. Vielleicht wäre es hier gut die konkreten Anwendungsfälle zu betrachten und zu prüfen ob so etwas ein gangbarer Weg sein könnte.
Bei Embedded Office kann man im lokalen Kontext einfach den ONLYOFFICE Desktop Editor verwenden. Diesen kann man kostenlos herunterladen: Office downloaden | ONLYOFFICE Desktop Editors.
Liebe Grüsse
Uli
Hallo Uli,
Ich dachte spontan an PDFs die auf verschiedene Wege geteilt werden. Aber da geht es meist ums sichten, was auch mit Browser, Outlook, etc. geht - hab ich nicht dran gedacht.
Speichern sollte man wahrscheinlich tatsächlich nur im DMS, dann kann man es dort auch gleich bearbeiten, da hast du Recht.
Anwendungsfall ist die reale Praxis. Wir stehen vor der Einführung von enaio, d.h. bisher wird alles noch über andere Tools gemacht und bis alle Benutzer tatsächlich in enaio arbeiten wird es eine Übergangsphase geben. Drum war meine Idee ob auch in dieser Phase schon auf Tools wie Adobe Acrobat verzichtet werden kann, auch wenn noch nicht alle in enaio geschult sind.
Auch später wird sicher jemand mal ein PDF für nicht ganz so offizielle Zwecke bearbeiten/speichern wollen. Aushänge, Infoblätter oder das PDF Formular für einen Zuschuss ausfüllen, irgendwas gibts immer 
Aber ich lerne enaio erst kennen. Wenn es Bereiche für Benutzer gibt wo sie persönliche Dateien o.ä. ablegen können wäre das vlt ähnlich wie das eigene Laufwerk. „Z.B. in Mappen des Benutzers oder ähnliches“?
Dann würden sich andere PDF Tools (und Lizenzgebühren) sparen lassen.
Oder fällt euch noch etwas zur PDF Nutzung ein, dass mit enaio und Embedded Documents nicht ersetzt werden könnte?
Da man hier selbst eine OnlyOffice Lizenz erwirbt (bzw. erwerben muss?) und entsprechend nutzen kann? Bei Embedded Documents/PDFTron habt nur Ihr die Lizenz erworben um es in enaio einzubinden, richtig?
Klingt für Office auf jeden Fall auch super. Auch wenn MS Office insgesamt schwieriger zu ersetzen sein wird, weil es auch noch andere Apps beinhaltet für die man dann Ersatz beschaffen müsste, sofern genutzt.
Gute Überlegung. Ich könnte mir vorstellen, dass man hier eine Light-Version des Tools anbietet (vergleichbar mit den Sharing-Links von enaio®, damit könnte man beides haben: ein einfaches, ich würde sagen, selbsterklärendes PDF-Werkzeug mit allen Funktionen und gleichzeitig bietet man den User einen echten grund, sich auf die DMS-Einführung zu freuen, was ja in IT-Projekten eine Kunst für sich ist.
enaio® hat ja die persönliche Ablage, wir haben aber jetzt bereits öfter mit grossem Erfolg einfache Schränke eingeführt, welche persönliche und Team-Bereiche zusammenfassen und damit das Problem verhindern, dass etwas wie ein vermeintlich einfaches, abgeschlossenes Thema anfängt und dies dann doch grösser wird, sich jährlich wiederholt oder es eben doch praktisch wäre, wenn man mal kurz die Kollegin oder den Kollegen im Homeoffice um Mithilfe bitten könnte.
Also, darüber haben wir natürlich eingängig nachgedacht. Effektiv ist mir aktuell kein Anwendungsfall bekannt, ich glaube, das Tool ist wirklich mächtig (genug). Wenn es doch so wäre, würde mich jeder Input freuen und ich gebe solches Feedback auch gerne weiter.
Ich glaube übrigens, konkret die von @uw angesprochen ONLYOFFICE Desktop Editors sind immer kostenlos, es ist nur im Sinne der Kollaboration netter, diese mit einem vernünftigen Backend zu nutzen. Wenn man hier Enterprise-Funktionen und vor allem Support wünscht, gilt es dies entsprechend zu lizenzieren. Direkt, über ein RZ oder, wenn gewünscht, über uns aus der Schweiz. 
Meinst du damit auch:
Wenn ja, würde dieses Tool dann auch laufen ohne das enaio gestartet werden muss? Etwas schlankes und Flottes wäre auf jeden Fall toll und wäre ein weiterer Grund sich Embedded Documents zu besorgen.
Ich kenne mich mit PDF bisher auch nicht im Detail aus. Wie sieht es z.B. mit digitalen Signaturen aus? Gibt es bei PDF die Möglichkeit die Authentizität eines Autors eindeutig zu bestimmen (und damit meine ich nicht ein Bild einer Handschriftlichen Unterschrift einzufügen)?
Und wie sieht es mit Passwortschutz von PDF Dokumenten bzw. Verschlüsselung aus?
Ist mit PDFTron hier auch alles möglich was mit Acrobat gemacht werden kann?
Das klingt gut und sinnvoll. Sollten wir bei der Einführung beachten.
D.h. wenn man Embedded Office für enaio einkaufen möchte muss man gleichzeitig eine ONLYOFFICE Lizenz besorgen, kann damit aber entsprechend machen was man möchte, korrekt?
Hallo, wir müssten in jedem Fall sicherstellen, dass es sich um ein enaio®-Dokument handelt, egal, ob es danach auch dort archiviert bleibt. Embedded Documents profitiert unter anderem auch von der enaio-API, z. B. bei der Umwandlung von diversen Formaten in ein PDF vor der Bearbeitung. Das Interface könnte dabei aber sehr schlank gehalten werden.
Es gibt zwei Lösungsansätze für zwei verschiedene Szenarien:
Der Umgang mit verschlüsselten PDFs ist kein Problem. Ich würde allerdings davon abraten, da diese nicht den gängigen Archivierungsrichtlinien entsprechen. Die Sicherung sollte innerhalb des enaio® mit dessen Rechtesystem erfolgen. Beim Versand könnte bei Bedarf ein PDF-Kennwort ergänzt werden.
Korrekt, eine (bestehende oder neu beschaffte) ONLYOFFICE-Lizenz ist für Embedded Office for enaio® nötig. Dies, sofern man nicht die Open Source Community Edition nutzen kann oder will. Diese Lizenz kann dann vielfältig eingesetzt werden.
Vielen Dank für eure Antworten. Hat auf jeden Fall für mehr Verständnis gesorgt und mehr Einblick gegeben.
Hallo @rk,
kann der Kennwortschutz einzelner PDF-Dokumente auch dauerhaft mit Embedded Documents aufgehoben werden?
Bisher muss vor jeder Bearbeitung das Kennwort der geschützten PDF-Datei eingegeben werden. Entfernt werden kann dieser bisher leider nur mit externen Anwendungen (z.B. PDF24 o. ä.).
Der Umgang mit passwortgeschützten Dokumenten wird immer größer, da unterschiedlichste Träger mit unseren einzelnen Bereichen über diese Art und Weise kommunizieren. Das Entfernen des Passwortschutz in ED wäre daher eine sehr hilfreiche Funktion.
Viele Grüße
Hallo @hesslinl, als Standardfunktion bieten wir das Entfernen des Kennworts aktuell nicht an. Eine spontane Suche in unserer API hat mir noch keine definitive Antwort gegeben, aber ich bleibe gerne am Ball.
Handelt es sich um individuelle Kennwörter oder ein Standardkennwort aus einem Prozess?
Mit einem Kennwort gesicherte PDFs sind für sich genommen nicht archivgeeignet, da die Reproduzierbarkeit nicht gegeben ist. Insofern ist die Frage, ob die Dokumente schon bei der Ablage in ein geeignetes Format überführt werden könnten.
Hallo @rk,
bei den passwortgeschützten PDF-Dateien werden zum größten Teil individuelle Kennwörter verteilt. Diese gehen insbesondere in die sozialen Bereiche ein, womit die personenbezogenen Daten besonders geschützt werden.
Bisher sind die Kolleg/-innen daran gehalten, die Dateien über externe Anwendungen wieder zu entschlüsseln und zwischen zu speichern, damit diese dann im DMS abgelegt werden können.
Unsere Überlegung war, dass die Entschlüsselung statt mit externen Anwendungen direkt in enaio vollzogen werden kann. Eine Überlegung war dabei Embedded Documents.
Hallo @hesslinl, danke für das Feedback. Ich habe mir erlaubt hier einen neuen Beitrag zu starten, damit das Thema später gut wieder findbar ist: