Archivmigration - von einem eDossier zum nächsten mit dem TaxViewer

Archivsysteme haben an sich selbst den Anspruch, für lange Zeit Bestand zu haben und Dokumente und Metadaten über den gesamten Lebenszyklus zu bewahren. Aber auch das beste System wird eines Tages abgelöst. Durch etwas Günstigeres, durch etwas Flexibleres, weil sich gesetzliche oder technologische Begebenheiten ändern.

Wenn Steuerverwaltungen oder -ämtern solch ein Projekt ins Haus steht, gibt es viel Arbeit: Historische Steuerdossiers müssen für spätere Veranlagungen in der Regel noch zehn Jahre zur Verfügung stehen. Erbschaft und Schenkung oder Unterlagen zu Objektsteuern oft weit darüber hinaus.

Den Wechsel gestalten - oder überstehen

Dabei ist es oft gar nicht die Schwierigkeit, die Daten von A nach B umzuziehen. Es dauert aber oftmals lang, zu lang für einen reibungslosen Wechsel. Ganz zu schweigen von nervenaufreibenden Arbeiten zwischen den Jahren.

Und was, wenn eine Information für die Vorperiode gar nicht migriert werden soll oder kann? Mit zwei Archiven gleichzeitig arbeiten, und das über Jahre, ist nie schön.

Wie also den Wechsel gestalten?

Entkopplung für mehr Flexibilität

Hier hilft ein Blick in die Architektur des TaxViewers, welcher durch vermittelnde Tasks an jedes Archiv angebunden wird, vereinfacht sieht das so aus:

Der TaxViewer selbst spricht nicht mit dem Archiv/DMS. Dies wird über vermittelnde Tasks auf Server-Seite erledigt. So gelingt im Übrigen auch die Anbindung von diversen Archivanbieter und oftmals sehr unterschiedlichen Dossierstrukturen.

Migration ohne Migration?

Diese Architektur erlaubt eine enorme Flexibilität. Statt zum Stichtag alle nötigen Daten migriert zu haben oder zwei Archive durch die Anwenderschaft bedienen zu lassen, wird ein Router, d. h. Wegweiser realisiert. Dieser Tasks ist dabei nicht mehr als ein einfaches Script, welches die Regeln kennt, welche Anfragen wohin gelangen sollen.

Das Regelwerk kann sehr einfach sein (Periode 2021 oder älter -> altes Archiv, sonst neues Archiv) aber natürlich auch leicht erweitert werden (Für NP ab 2021, für JP ab 2023, ...).

Migrieren ohne Zeitdruck!

Insbesondere können Migrationen ohne Zeitdruck umgesetzt werden. Was ist günstiger oder angemessen? Das Altarchiv über den Zeitraum vom 10 Jahren weiterbetreiben, bis es einfach abgeschaltet werden kann oder über ein Jahr, zwei Jahre hinweg umziehen? Die Antwort ist nicht immer die Gleiche. Die Anwenderinnen und Anwender des TaxViewers muss dies aber nicht interessieren: Durch geschickt gestaltete Wegweiser-Tasks können auch sonst komplizierte Szenarien ein einer Oberfläche gebündelt werden.

Für die Anwender spielt es keine Rolle, ob ein Dokument hier oder da abgelegt ist oder wo die neue Version davon archiviert werden soll, alle Dossiers sind wie gewohnt in einer Oberfläche und verhalten sich identisch.

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