Ein Hallo in die Runde

Hallo zusammen,

gerne nutze ich die Möglichkeit mich hier kurz vorzustellen.

In meiner Arbeit im Support ist mir wichtig, dass die Nutzer gern mit der Software und den Applikationen arbeiten. Ich kann mich gut in sie hineinversetzen und weiß aus eigener Erfahrung, was mich in meiner Arbeit unterstützt. ich überleg mir dann: was bräuchte ich jetzt, damit ich gut arbeiten könnte?

Mir ist es wichtig, wiederkehrende Fehler oder mühsame Wege möglichst zu elimineren. Deshalb schwing bei mir immer mit, die Fehlermuster zu erkennen, um die Ursachen zu lösen.

Ich wünsche uns viel Freude beim Austausch in diesem Forum.

Beste Grüsse
Daniel

2 Likes

Hallo Daniel,
ich freue mich sehr, hier auch jemanden aus dem Support zu sehen. Ich hoffe, ich kann auch noch ein paar meiner Kolleg*innen aus dem Support ermutigen, hier einzusteigen und sich zu beteiligen.

Da Du sagst, Du kannst Dich gut in die Rolle des Nutzers hineinversetzen habe ich sofort eine Frage an Dich, die mich gerade im Consulting besonders beschäftigt.
Was benötigen eine Organisation und deren Mitarbeitende um ein DMS wirklich zu benutzen?

Hintergrund ist einfach, dass wir oft DMS einführen, ausrollen, erklären, konfigurieren, schulen - und danach wissen wir erstmal nicht wie es weiter geht. Meist geht es gut - aber manchmal eben auch nicht, und ein Jahr später ist dann der Frust groß.
Hast Du dazu einige Ideen?

Danke
Jens

1 Like

Hallo Jens,

besten Dank für Deine Frage. Was Du beschreibst, habe ich selbst auch schon erlebt.

Dem Benutzer ist es meiner Erahrung nach egal, wieviele und welche Systeme er in seiner täglichen Arbeit nutzt und bedient. Wichtig ist ihm, dass er seine Arbeit effizient erledigen kann und dass ihm keine Motivationsbarrieren im Weg stehen. Oder anders formuliert, in einer idealen Welt merkt der Benutzer gar nicht, dass er in seiner täglichen Arbeit ein DMS benutzt oder bedient. Die Barrieren können nun technischer oder organisatorischer Art sein.

Voraussetzungen damit ein DMS akzeptiert und genutzt wird:

  • Technische Voraussetzungen

    • gute Systemperformance
    • ansprechendes / modernes / ergonomisches GUI
    • möglichst wenig Systembrüche
      • bei der Ablage ins DMS
        • Dokumente können mit Drag&Drop abgelegt werden
        • eMails können direkt aus dem Mailclient in das DMS eingeordnet werden
      • beim Rückgriff auf das DMS
        • Dokumente sind in den Fremdsystemen verlinkt und lassen sich öffnen ohne das DMS zu starten
    • Initiale Befüllung des DMS
      • Das DMS soll während des Einführungsprojekts mit vorhandenem Content befüllt werden. In der Regel sind Dokumente in gewachsenen Strukturen in Filesystemen vorhanden. Dieser Content soll beim GoLive bereits im DMS vorhanden und das Filesystem abgelöst sein.
  • Organisatorische Voraussetzungen

    • Aktenplan/Ablageplan erstellen
      • Bei der Erarbeitung sollen Benutzer mit eingebunden werden
      • Den Mut haben und auch Dokumente benennen, die nicht ins DMS abgelegt werden sollen
    • Application-Landscape dokumentieren und das DMS als zentrale Querschnitts-Applikation einbetten
    • flache Ablagestrutkur → bedingt umfangreiche Suchfunktionalitäten
    • Führungskräfte sind Vorbild und nutzen das DMS
    • Continual Improvement
      • Nach Projektabschluss Reviews durchführen, um Verbesserungspotential zu identifizieren und umzusetzen

Gruss
Daniel

2 Likes

Hallo Daniel,
vielen Dank für die Antwort. Das war genau das, was ich gebraucht habe. Einige Punkte davon hatte ich überhaupt nicht im Blick. Besonders den Satz

in einer idealen Welt merkt der Benutzer gar nicht, dass er in seiner täglichen Arbeit ein DMS benutzt

finde ich sehr gut. Das ist in einer Welt der Fat-Clients mit Fachverfahren von vielen verschiedenen Herstellern gar nicht so einfach.

Beste Grüße
Jens