gerne nutze ich die Möglichkeit mich hier kurz vorzustellen.
In meiner Arbeit im Support ist mir wichtig, dass die Nutzer gern mit der Software und den Applikationen arbeiten. Ich kann mich gut in sie hineinversetzen und weiß aus eigener Erfahrung, was mich in meiner Arbeit unterstützt. ich überleg mir dann: was bräuchte ich jetzt, damit ich gut arbeiten könnte?
Mir ist es wichtig, wiederkehrende Fehler oder mühsame Wege möglichst zu elimineren. Deshalb schwing bei mir immer mit, die Fehlermuster zu erkennen, um die Ursachen zu lösen.
Ich wünsche uns viel Freude beim Austausch in diesem Forum.
Hallo Daniel,
ich freue mich sehr, hier auch jemanden aus dem Support zu sehen. Ich hoffe, ich kann auch noch ein paar meiner Kolleg*innen aus dem Support ermutigen, hier einzusteigen und sich zu beteiligen.
Da Du sagst, Du kannst Dich gut in die Rolle des Nutzers hineinversetzen habe ich sofort eine Frage an Dich, die mich gerade im Consulting besonders beschäftigt. Was benötigen eine Organisation und deren Mitarbeitende um ein DMS wirklich zu benutzen?
Hintergrund ist einfach, dass wir oft DMS einführen, ausrollen, erklären, konfigurieren, schulen - und danach wissen wir erstmal nicht wie es weiter geht. Meist geht es gut - aber manchmal eben auch nicht, und ein Jahr später ist dann der Frust groß.
Hast Du dazu einige Ideen?
besten Dank für Deine Frage. Was Du beschreibst, habe ich selbst auch schon erlebt.
Dem Benutzer ist es meiner Erahrung nach egal, wieviele und welche Systeme er in seiner täglichen Arbeit nutzt und bedient. Wichtig ist ihm, dass er seine Arbeit effizient erledigen kann und dass ihm keine Motivationsbarrieren im Weg stehen. Oder anders formuliert, in einer idealen Welt merkt der Benutzer gar nicht, dass er in seiner täglichen Arbeit ein DMS benutzt oder bedient. Die Barrieren können nun technischer oder organisatorischer Art sein.
Voraussetzungen damit ein DMS akzeptiert und genutzt wird:
Technische Voraussetzungen
gute Systemperformance
ansprechendes / modernes / ergonomisches GUI
möglichst wenig Systembrüche
bei der Ablage ins DMS
Dokumente können mit Drag&Drop abgelegt werden
eMails können direkt aus dem Mailclient in das DMS eingeordnet werden
beim Rückgriff auf das DMS
Dokumente sind in den Fremdsystemen verlinkt und lassen sich öffnen ohne das DMS zu starten
Initiale Befüllung des DMS
Das DMS soll während des Einführungsprojekts mit vorhandenem Content befüllt werden. In der Regel sind Dokumente in gewachsenen Strukturen in Filesystemen vorhanden. Dieser Content soll beim GoLive bereits im DMS vorhanden und das Filesystem abgelöst sein.
Organisatorische Voraussetzungen
Aktenplan/Ablageplan erstellen
Bei der Erarbeitung sollen Benutzer mit eingebunden werden
Den Mut haben und auch Dokumente benennen, die nicht ins DMS abgelegt werden sollen
Application-Landscape dokumentieren und das DMS als zentrale Querschnitts-Applikation einbetten
Hallo Daniel,
vielen Dank für die Antwort. Das war genau das, was ich gebraucht habe. Einige Punkte davon hatte ich überhaupt nicht im Blick. Besonders den Satz
in einer idealen Welt merkt der Benutzer gar nicht, dass er in seiner täglichen Arbeit ein DMS benutzt
finde ich sehr gut. Das ist in einer Welt der Fat-Clients mit Fachverfahren von vielen verschiedenen Herstellern gar nicht so einfach.