Enaio: Archivierungslauf sauber abbrechen bzw. vorzeitig beenden

Das Thema bezieht sich auf die dateisystemgestützte Archivierung mit enaio.

Oftmals ist man in der Situation einen Archivierungslauf abzubrechen, da man lediglich etwas Testen wollte. Aufgrund der zur Archivierung freigegebenen Menge an Dokumenten würde der Archivierungslauf jedoch mehrere Stunden benötigen.

In diesem Fall kann der Archivierungslauf sauber beendet werden, indem man im OSTEMP-Verzeichnis des Servers eine leere Datei namens canceljob.$$$ anlegt. Der Archivierungslauf wird wenige Sekunden später gestoppt.

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Hallo und vielen Dank für den Hinweis. Das war mir völlig neu; bisher hatte ich immer die Archivierungsmenge verknappt, entweder indem ich nur eine kleine Menge an Dokumenten als archivierbar markiert hatte oder durch die Option eine OSID-Liste als Textdatei mitzugeben.

Bei der Dearchivierung ist es aktuell so, dass keine Liste mit OSIDs erwartet wird, hier wird eine Anfragedatei erwartet.

Mit einer Anfragedatei werden die Dokumente zur Dearchiverung selektiert. Die Anfragedatei kann Klauseln oder Ausdrücke enthalten.

Beispiel mit Klausel:

[ANFRAGE]
SCHRANK=Rechnungsarchiv
DOKUMENT=Dokument
KLAUSEL1=Dokument@Doc_Id=0*

Damit werden alle Dokumente selektiert, deren Doc_Id mit 0 beginnt.

Beispiel mit Ausdruck:

[ANFRAGE]
SCHRANK=Rechnungsarchiv
DOKUMENT=Dokument
AUSDRUCK1=Dokument@feld15^1^5*~1~feld15^1^6*

Damit werden alle Dokumente selektiert, deren Doc_Id (feld15) mit 5 oder 6 beginnt.

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Für die Archivierung habe ich mal einen Talend Job entwickelt, der relativ generisch funktioniert.
In diesem Job geht es um das Szenario, dass Dokumente archiviert werden, sobald die bestimmtes Datum erreicht ist und dann für einen definierten Zeitraum aufbewahrt werden.
Zum Beispiel sollen Dokumente für 10+1 Jahr archiviert werden, sobald der Vertrag abgeschossen wurde.

Die Objekte (bzw. dessen Ordner/Register) müssen dafür mindestens eine Feld StartRetentionDate und PlannedDestructionDate besitzen welche unabhängig von diesem Job berechnet werden. Z.B. per Server Events.

Ablauf ist im Prinzip wie folgt:

  • Alle Dokumente die aktuell auf archivierbar markiert sind auf nicht archivierbar setzen
    • Hintergrund ist, dass dieses Flag potenziell falsch gesetzt sein könnte (Benutzer, Importer)
  • Selektieren aller Dokumente die archiviert werden sollen
    • Hierbei hat der Job noch eine Optionale Karenzzeit, sodass neue Dokumente erst nach X Tagen archiviert werden.
  • Setzen der der Planned Retention Type auf das Dokument
  • Ausgecheckte Dokumente wieder einchecken
  • Archivierbar Flag setzen
  • Falls es sich nicht um ein PDF handelt
    • Erzeugen des PDFs (falls möglich) und dies als neue aktive Variante des Dokuments hinzufügen
  • Archivierung auslösen

Wer an dem Beispiel Interessiert ist einfach melden.

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