wir werden bald neue Nutzer von ENAIO sein. Beim Konfigurieren des Systems ist uns aufgefallen, dass Office-Dokumente beim Schließen gespeichert und wieder eingecheckt werden. Jetzt nutzen wir sehr viel pdf Dateien, die wir außerhalb von Enaio bearbeiten. Leider bietet der Programmhersteller des pdf-Tools keine Addons für solche Fälle an. Vielleicht hat ja jemand von euch eine Idee, wie wir das Problem gelöst bekommen. In der Enaio-Hilfe habe ich nur die Möglichkeit gefunden per Anwendung konfigurieren einen Button zu belegen der pdf-Dateien ohne Auszuchecken öffnet. Vielleicht hat jemand von euch eine Idee.
Bearbeitet Ihr die PDFs tatsächlich in dem Sinne, dass Ihr diese inhaltlich verändert? Wenn Ihr die PDFs extern mehrheitlich nur anschauen wollt, kann im enaio mit mehren Möglichkeiten konfiguriert werden, dass Dokumente nicht ausgecheckt werden. Welche der Möglichkeiten für Euch optimal wären, müsste man sehen, hier eine nicht-abschliessende Liste:
Ihr nutzt W-Vorlagenverwaltung und hinterlegt dort für PDF-Dokumente keinen Editor. Das ist vermutlich das einfachste out-of-the-box.
PDF-Dokumente und andere Dokumente teilen sich nicht den gleichen Dokumenttyp in enaio (= technisch andere Suchmaske): Dann kann direkt im enaio-Client pro User oder übergreifend im Profil konfiguriert werden, dass ein Doppelklick nicht ausgecheckt.
Wenn sich die Dokumenttypen nicht unterscheiden, könnte das dennoch aktiviert werden. Dann müssten User wissen, dass ein Doppelklick auch Word-/Excel-Dokumente nicht auscheckt, sondern dafür eine Tastenkombination, ein Menüeintrag bzw. ein Rechtsklick bereitsteht.
PDF-Dokumente sind für das Rechtesystem als solche erkenntlich und werden per Rechtesystemkonfiguration schreibgeschützt für das Gros der User.
PDF-Dokumente werden von einem kleinen Event-Code beim Öffnen von Office-Dokumenten unterschieden und nur letztere werden ausgecheckt.
Ihr öffnet PDFs nicht durch Doppelklick, sondern über eine „Applikation“ (ein kleines Script o. ä., welches Ihr auf Eurem enaio-Desktop publiziert):
Das könntet Ihr nutzen, um Dokumente nur schreibgeschützt zu öffnen.
Oder umgekehrt, um PDFs, welche Ihr mit einer der Optionen unten dann doch bearbeiten könnt.
Last but not least könnt Ihr Embedded Documents anstelle eines externen Tools nutzen, dort gibt es ein Feature, welches Dokumente bei der Auswahl spontan aus- und beim Verlassen wieder eincheckt.
und ja wir bearbeiten die pdfs (vornehmlich) Pläne in welchen Prüfeintragungen vorgenommen werden oder sogar kleine Details gezeichnet werden. Da wir das pdf-Tool schon mehrere Jahre im Einsatz haben und es eine sehr hohe Akzeptanz bei uns und teilweise auch unseren Kunden hat, würden wir das Tool gerne weiterbenutzen. Den Button pdf ohne Auschecken zu öffnen, habe ich mir schon erstellt.
Ich stelle mir die Anwendung eigentlich so vor.
Die pdf-Datei wird geöffnet (Doppelklick) und die Datei landet ja im temp-Cache auf c:\ vom User. Wenn der User die pdf-Datei schließt, müsste ENAIO feststellen, dass sich der Wert der Datei geändert hat oder halt nicht. Und dann sollte die Meldung kommen Datei wurde geändert, soll diese in ENAIO gespeichert werden, wahlweise mit oder ohne Versionierung. Oder nein Änderung nicht speichern und Datei ohne Änderungen wieder einchecken.
Ich hoffe, dass mein Anliegen jetzt verständlicher ist.
Hallo @JanS, dafür gibt es tatsächlich schon unterschiedliche Lösungen, welche z. B. bei Rechenzentren im Einsatz sind. Ist denn der enaio-Windows-Client oder der WebClient als Desktop-App im Einsatz? Beim klassischen Windows-Client habt Ihr sehr viel Scripting-Möglichkeiten, ein schmales Script/eine schmale Anwendung könnte anstelle Eures PDF-Tools gerufen werden, Euer PDF-Tool die übergebene, ausgecheckte Temp-Datei übergeben und wenn das PDF wieder freigegeben wurde, die von Dir beschriebenen Schritte im enaio ausführen.
Dazu ist wichtig, dass das PDF-Tool entweder selbst eine Scripting-Schnittstelle braucht oder die PDF-Datei zuverlässig sperrt und im Anschluss an die Bearbeitung entsperrt. (Also Write-Lock im Dateisystem.)
Der enaio-Rich-Client hat eine COM-API, es gibt aber auch REST-APIs für modernere Programme. Ob und inwieweit diese für die Verwendung lizenziert sind bei Euch, müsstest Du mit Deiner Ansprechperson bei Deinem Systemhaus bzw. OS-Partner besprechen.
Hallo Roland,
danke für die Antwort und Hinweise. Bei uns wird vorerst der „Rich“-Client also ENAIO-Windows-Client zum Einsatz kommen. Jedoch ist geplant, auch den Web-Client alsbald an den Start zu bringen. Soviel ich weiß, sind APIs im Einsatz, welche von den beiden bin noch am klären. Mir geht es darum abzuschätzen, wie hoch der Aufwand für so ein Script ist, um dann meinen Chefs eine Empfehlung auszusprechen.
Hallo @JanS, ich meinte, dass solche Tools schon herumschwirren, ich selbst habe soetwas nur im Rahmen des (und fest eingebaut in unseren) TaxViewer gebaut. Da hatte ich etwa zwei Tage, bis es mit Word/Excel geklappt hat, welche aber auch zwei besonders zickige Anwendungen sind.