WebDAV-Integration von enaio®

rk · 30. August 2022 um 12:23

Als alternativer Client, das heisst neben/anstelle/zusätzlich zum Rich- und WebClient von enaio® bietet die von ECMind geschaffene WebDAV-Integration zu enaio® neue Zugänge ins System um mit Dokumenten und Informationen zu interagieren. Kurz gesagt, erlaubt diese den Zugriff auf beliebige Archivinhalte direkt aus dem Windows-Explorer, dem Finder von MacOS, Datei-Browsern von Mobilgeräten und vielen weiteren bestehenden Werkzeugen.

Die Wikipedia definiert WebDAV als:

WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) ist ein Netzwerkprotokoll zur Bereitstellung von Dateien über das Internet. Es basiert auf dem Hypertext Transfer Protocol (HTTP/1.1). Mit WebDAV können ganze Verzeichnisse übertragen werden. Zudem ist eine Versionskontrolle spezifiziert. WebDAV ist definiert im Standard RFC 4918.

Der Standard ist wohletabliert und ermöglicht es Administratoren, einen HTTPS-gesicherte Webservice bereitzustellen, der von externen wie internen Nutzern erreichbar ist. In der Regel kann dies ganz ohne die Installation von Zusatzprogrammen erfolgen, da moderne Betriebssysteme WebDAV bereits unterstützen. Die Lösung erlaubt dabei eine grosse Bandbreite von Integrationen für alle Belange des Büroalltags für Mitarbeitende, externe Partner oder automatisierte Prozesse. Die Herausforderung für die Integratoren besteht dabei in einer für den jeweiligen Einsatz optimalen Umsetzung der Abbildung von ECM-Inhalten in ein einfach zugängliches Dateisystem. Unsere Lösung unterstützt Sie dabei durch maximale Flexibilität:

Verhältnis von WebDAV-Ordner zu enaio®-Strukturelementen

Ordner und Register von enaio lassen sich nicht 1:1 in die Logik von Dateisystemen (wie WebDAV) transportieren: Es ist in enaio® ohne weiteres möglich, zwei Register mit exakt dem gleichen Anzeigenamen zu definieren. Dateisysteme erlauben allerdings keine zwei gleichnamige Ordner am gleichen Pfad. Um sich dieser Einschränkung anzupassen, erlaubt unsere Lösung diverse Szenarien abzubilden:

Am einfachsten ist die Abbildung von enaio®-Inhalten in einem Dateisystem, wenn Ordner und Register ein eindeutiges Schlüsselkriterium für die Anzeige via WebDAV definieren. Ordnernamen können dann sicher daraus übernommen und auch einfach durch die Benutzer angepasst werden. Ordner und Register können auch als Teil ihres Namens eindeutige Kriterien beinhalten, z. B. eine Kundennummer und den Kundennamen durch einen Bindestrich getrennt.

grafik

Sind gar keine verlässlichen, lesbaren Kriterien im aktuellen Ablagemodell vorgesehen, kann alternativ auch auf die Integration der Archiv-ID zurückgegriffen werden. Das ist dann eventuell optisch nicht so schön, erlaubt aber eine schnelle und garantiert überall nutzbare Freigabe von enaio®-Inhalten aller Art:

Externes Zusammenspiel: Nextcloud & Co.

Viele aus dem Arbeitsalltag bekannte Geräte und Software-Komponenten basieren auf WebDAV oder unterstützen dieses. Die freie Produktivitätsplattform Nextcloud beispielsweise ermöglicht durch unsere Integration, ECM-Inhalte von enaio® direkt in der Ordnerstruktur darzustellen. Anwender können sie sichten, teilen und bearbeiten. Egal ob im Büro, mobil auf dem Smartphone/Tablet oder synchronisiert auf dem Arbeitslaptop von unterwegs.

Youtube-Video: enaio®, Windows Explorer und Nextcloud

Die Plattformen Nextcloud und enaio® können im Verbund viele Arbeitsweisen unterstützen:

Mobiler Upload von Fotos des Mobiltelefons sofort in Akten und Workflows von enaio®.
Zugriff auf Suchanfragen, als wären sie ein einfacher Ordner - egal ob online oder synchronisiert, auch ohne gute Internetanbindung.
Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten; siehe hierzu auch unser Embedded Office fo enaio®.

Mobiler Zugriff auf wichtige Unterlagen aus enaio®

Durch die Android- und iPhone-App von Nextcloud haben Sie vielleicht heute schon Zugriff auf geteilte Freigabe. Mit der WebDAV-Integration von ECMind können Sie nun auch Ihre Archivinhalte sichten und ergänzen.

2021-01-29-webdav-nextcloud

Sicherheitsarchitektur

Durch die Entkoppelung der ECM-API und der Zugriffe von aussen kann jedes Unternehmen genau steuern, welche Inhalte abrufbar sind und in welcher Form sie dargestellt werden sollen.

Leichtere Einbindung: Multifunktions-Scanner

Bisherige Lösungen zur Anbindung von Geräten wie Multifunktions-Scannern setzen das Polling, d. h. den periodischen Abruf von Verzeichnissen oder E-Mail-Konten, voraus. Damit Scans im Workflow oder in einer Akte abgelegt werden können, bedarf es einiger Zeit und gegebenenfalls vieler Postfächer oder mühevoll zu pflegender Synchronisations-Jobs (pro Scan-Ziel ein Ordner, pro Ordner ein Button auf dem Scanner-Touchscreen, pro Button ein Import in enaio® etc.). Unterstützt Ihre Infrastruktur das weit verbreitete WebDAV, können Dokumente beispielsweise direkt in laufende Workflows, offene Auftragsordner oder Benutzerablagen gescannt werden:

“Magische” Suchordner

Gespeicherte Suchanfragen in enaio® sind mächtig und praktisch. Diese müssen aber nicht auf den Web- oder Rich-Client beschränkt bleiben. Suchanfragen, welche mit der WebDAV-Integration von ECMind verteilt werden, können auch direkt aus dem Windows Explorer oder MacOS Finder verwendet werden:

Dies ermöglicht extrem flexiblen Blick in Anfrageergebnisse ohne Kontextwechsel. Für Gelegenheitsnutzer, externe Mitarbeitende oder andere Anwendergruppen, die einen schnellen Zugriff über Finder- oder Explorerfavoriten schätzen. Plattformunabhängig!

Inhalte on-the-fly generieren

Nicht alle Dokumente, welche wir für User via WebDAV anzeigen können, müssen auch wirklich “existieren”. Excel-Reports können sich spontan/regelmässig aus DMS-Inhalten berechnen und so Informationen kompakt darstellen - ganz ohne manuelle Eingriffe:

Originale und automatische Renditions

enaio® bietet eine einfache Möglichkeit, Office-Dokumente auch direkt als PDF abrufen zu können. Diese Möglichkeit ist auch via WebDAV nutzbar: Konfigurieren Sie für bestimmte Suchen, Arbeitsabläufe oder Schränke die parallele Bereitstellung als PDF-Rendition. Wichtig: Die PDFs müssen nicht vorab erzeugt und gespeichert werden. enaio® und die WebDAV-Integration von ECMind können diese virtuell in die Ordner einblenden und auf Verlangen spontan erzeugen und ausliefern. Optisch ist dabei kein Unterschied zu erkennen:

rk · 30. August 2022 um 12:38

Hallo, ich habe mir erlaubt, dass Thema hier nochmals zusammenzufassen. Gerne will ich noch folgendes Beispiel ergänzen:

Beispielerweiterung im WebDAV mittels Python-API von ECMind

Die Python-API (welche ja in der Community hier Ihren Platz hat: Python/ecmind_blue_client - ECM Community) erlaubt es, beliebige (virtuelle) Dateien im WebDAV anzeigen, welche sich aus Informationen von enaio® berechnen lassen. Dieses einfache Beispiel nutzt zur Illustration Datenbankinhalte der enaio-Benutzerdatenbank, welche als CSV-Dateien dargestellt werden und – da diese Dateien niemals wirklich existieren, sondern immer spontan für die WebDAV-User erzeugt wird – immer aktuell sind.

Beispiel-Code

class ExampleResource(DAVNonCollection):
    def __init__(self, path, environ, client: Client, config:dict):
        DAVNonCollection.__init__(self, path, environ)
        self.client = client
        self.config = config
        self.cache = ExpiringDict(1000, 10)

    def get_content(self):
        result = self.cache.get("*")
        if not result:
            sql_result = list(self.client.execute_sql("SELECT id AS GruppenID, name AS Gruppename, description AS Beschreibung FROM gruppen")) # 
            result = "\t".join(sql_result[0].keys()) + "\n" + "\n".join([ "\t".join(record.values()) for record in sql_result ])
            self.cache["*"] = result
        buffer = BytesIO()
        buffer.write(result.encode("UTF-8"))
        buffer.seek(0)
        return buffer

    def get_content_length(self):
        return len(self.get_content().read())

    def get_content_type(self):
        return "text/csv"

    def get_display_name(self):
        return "BEISPIEL.csv"

In wenigen Zeilen Code sehen wir hier eine Anfrage an enaio®, welches sich im virtuellen WebDAV-Dateisystem als BEISPIEL.csv etabliert.

Screenshots

Aussehen kann dann das Ganze in etwa so: