'Embedded Office' für DMS yuuvis® und enaio® - Datenschutz und Nutzerfreundlichkeit

Hallo liebe Forums-Mitglieder,

Wir fangen hiermit ganz unverblümt an, ein neues Produkt von uns vorzustellen, um dieser Kategorie etwas Leben einzuhauchen. Wir, das ist die ECMind GmbH aus Frauenfeld (im Thurgau in der Schweiz), die dieses Forum in’s Leben gerufen hat.

Wir haben kürzlich unsere Schnittstelle ‚Embedded Office‘ für das DMS yuuvis® erweitert. Für enaio® haben wir die Schnittstelle bereits seit Längerem im Programm und bei Kunden im Einsatz.

Das Besondere an Embedded Office ist der Datenschutz, der dort gross geschrieben wird. Alle Daten verbleiben im DMS auf dem lokalen Server, verlassen also nicht das Rechenzentrum und sind daher datenschutzrechtlich völlig sicher.

Eine zweite Besonderheit ist die Nutzung von ONLYOFFICE - als Alternative zu den Schreibprogrammen von z.B. Google oder Microsoft - und zwar im Webbrowser. So kann im Browser-Tab von überall gearbeitet werden, z.B. aus dem Homeoffice oder von unterwegs. Teams können gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten, ohne dass Änderungen verloren gehen oder nicht gespeichert werden. Denn alles wird im DMS versioniert, so dass alle Änderungen nachvollzogen werden können.

Hier könnt ihr einen Blick drauf werfen:

embedded_office_rad

Unsere Motivation war, den Kunden eine sichere Umgebung zu bieten, die sie datenschutzmässig gut aufstellt. Denn der lokale Server ist immer noch die beste und sicherste Lösung. Damit auch die User gern damit arbeiten, wollten wir die gewohnte Office-Oberfläche nicht allzu sehr verändern und binden deshalb ONLYOFFICE ein. Die Arbeitsoberfläche von ONLYOFFICE ist den Microsoft Office-Anwendungen sehr ähnlich. Gewünscht von Kunden war zusätzlich, im Webbrowser zu arbeiten. Das machen die User einfach sehr gerne. Und so kam es zur Idee zu Embedded Office. Alle Infos gibt es auf unserer Website Embedded Office von ECMind.

Habt ihr Fragen dazu?

Viele Grüsse,
Desiree

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Hi @db
vielen Dank für den Beitrag. Ich habe bisher „Embedded Office“ zwar bisher nur mal anschnuppern können, finde die Idee aber ausgezeichnet. Wie wir an anderer Stelle auch diskutieren, sind Systembrüche und Wechsel zwischen verschiedene Clients immer unangenehm. Wenn ich mit „Embedded Office“ meine Dokumente direkt im DMS bearbeiten kann ist das für mich klar ein Schritt in die richtige Richtung. Ich werde nochmal Feedback geben, wenn ich ein wenig damit arbeiten konnte.

Hallo @JT ,
erzähl gerne, wie es dir damit geht und ob es sich so gut damit arbeitet, wie du es dir wünschst :slight_smile:
Viele Grüße,
Desiree

Hallo Desiree,

3 Monate später sieht meine Bilanz von Embedded-Office positiv aus.
Es gibt besonders zwei Features von Embedded-Office die mir wirklich helfen:

  1. Kollaboration. Gemeinsam an einem Dokument arbeiten.

  2. Dokumente im Browser editieren. Kein zusätzliches Office-Programm mehr.

Das kollaborative Arbeiten ist für mich ein qualitativer Durchbruch.
Zwei Anwendungsfälle:

  • Während Person A das Protokoll mitschreibt können die anderen noch kleinere Korrekturen machen oder schon weitere TOPs hinzufügen.

  • Ein große Excelliste muss gemeinsam vom Team mit Daten gefüllt werden. Die voher üblichen Kettenmails („ich bin fertig, Du darfst jetzt…“) entfallen.

Ich glaube wir müssen uns als Organisation erstmal daran gewöhnen, dass das geht - nachdem man so lange ohne gelebt hat und sich jede Menge Workarounds gebaut hat (z. B. dass alle den Teamviewer öffnen und zuschauen, wie einer Protokoll schreibt).
Bei den eingefleischten MS-Office-Fans merke ich Unzufriedenheit mit der etwas anderen Darstellung in ONLYOFFICE. Für Leute wie mich, die auch mal Google-Docs oder LaTeX benutzen, ist das aber kein Problem.
Die Performance ist bei uns ausgezeichnet.
Die Bearbeitung im Browser ist für mich ein großer Gewinn, weil mein Enaio schon ziemlich voll ist. Einziger Nachteil ist im Browser, dass es beim Laden manchmal Fehler gibt oder dass ich 10 Mal nach den Proxy-Zugangsdaten gefragt werde.

Grundsätzlich sehe ich es als Gewinn an, auf die gesamten Office-Programme verzichten zu können, die ich sonst zusätzlich brauche und die meinen Arbeitsplatz zupflastern. Also: bessere Integration, weniger Systembrüche. Das ist Zukunft.

Ein Riesenvorteil ist natürlich, dass wir uns keine Sorgen machen müssen, dass MS-Office ständig „nach Hause telefoniert“. Dagegen müssen wir aber schauen, ob ONLYOFFICE stabil, zuverlässig, unabhängig und europäisch bleibt.

Fazit: Zwei Daumen hoch und „weiter so“. Nicht nur Alternative, sondern Verbesserung.

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Ganz herzlichen Dank für Deinen freundliches und umfangreiches Feedback!

Ich glaube wir müssen uns als Organisation erstmal daran gewöhnen, dass das geht - nachdem man so lange ohne gelebt hat und sich jede Menge Workarounds gebaut hat (z. B. dass alle den Teamviewer öffnen und zuschauen, wie einer Protokoll schreibt).

Auf jeden Fall ist das ein Riesenschritt, gerade bei Eurer Grösse! Aber darin liegt, glaube ich, auch die Chance wirklich viele Prozesse zu modernisieren und der Wandel kommt dann einfach etwas langsamer. Dafür umso nachhaltiger.

Bei den eingefleischten MS-Office-Fans merke ich Unzufriedenheit mit der etwas anderen Darstellung in ONLYOFFICE. Für Leute wie mich, die auch mal Google-Docs oder LaTeX benutzen, ist das aber kein Problem.

Ja, das kann ich nachvollziehen. Ich nutze im Alltag ONLYOFFICE/Embedded Office, aber auch MS Office und TextMaker/PlanMaker und man muss einfach immer umdenken, wenn man nach ein paar Tagen wieder einen Wechsel hat.

Die Bearbeitung im Browser ist für mich ein großer Gewinn, weil mein Enaio schon ziemlich voll ist. Einziger Nachteil ist im Browser, dass es beim Laden manchmal Fehler gibt oder dass ich 10 Mal nach den Proxy-Zugangsdaten gefragt werde.

Ist das Euer Corporate Proxy oder meinst Du den enaio®-Gateway? Ersteres ist leider etwas schwieriger „von uns aus“ zu lösen. Bezüglich des Session-Handlings von enaio® stehen OS und ECMind im regen austausch und ich bin mir sicher, dass hier gemeinsam in den nächsten Monaten noch diverse Punkte geglättet werden können.

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Ich denke es war tatsächlich der Gateway. Das haben meine Kollegen (@danielstraub & co) mittlerweile übrigens hinbekommen. Es war offenbar nur ein Fehler in der Konfiguration.
Heute morgen musste ich mich nur noch 1-Mal anmelden und es mir wurde sogar mitgeteilt, in Zukunft müsste das ohne händische Anmeldung, komplett im Hintergrund laufen.

Dann wäre dieses Problem vollständig gelöst.

Danke @JT und @danielstraub für die Fehlerbehebung und auch die nette Rückmeldung. Freut mich wirklich sehr, wenn dieser Anmeldedialog kein Problem mehr darstellt :slight_smile: