Vorgestellt: PDFs direkt im Web bearbeiten mit Embedded Documents

Hallo zusammen,

die ECMind GmbH hat eine neue Erweiterung für enaio® und yuuvis® gebaut, die wir euch vorstellen möchten. Wir hoffen, dass sie vielen, vielen Menschen das Leben erleichtern wird!

Es geht um einen webbasierten PDF-Editor namens ‚Embedded Documents‘, mit dem sich PDF-Dateien unkompliziert und schnell im Browsertab bearbeiten lassen. Ohne Herunterladen, zweitaufwendig bearbeiten und wieder hochladen. Einen lieben Gruss an @uw, der Embedded Documents entwickelt hat!

Und so sieht es aus:


Ansicht im Webclient

Wie funktioniert Embedded Documents?

Die Erweiterung wird in enaio®/yuuvis® integriert und lässt sich dort über jeden Client öffnen. Die Ladezeiten sind kurz, was v.a. bei grossen Scans eine erhebliche Arbeitserleichterung darstellt! PDF-Dateien müssen nicht heruntergeladen werden, sondern lassen sich direkt im Client bearbeiten. Schwärzen, Stempeln, Text oder Notizen hinzufügen - alles kein Problem. Nach der Bearbeitung auf Speichern drücken und fertig.

Die grössten Vorteile?

  • schnelle Ladezeit, auch von grossen PDFs
  • ortsunabhängig in jedem enaio®/yuuvis®-client zu nutzen - am Arbeitsplatz oder Remote
  • kein herunterladen, zwischenspeichern und wieder hochladen von PDFs mehr nötig.
  • umfangreiche Funktionen, um PDFs so zu bearbeiten, wie man es braucht.
  • immer die aktuellste Version im DMS verfügbar. Vermeidet ellenlange Email-Kettenbriefe mit nicht-mehr-aktuellen Anhängen.

Besonderheit: Check-in/Check-out. Während jemand ein PDF bearbeitet, ist die Datei für andere User gesperrt. Ein Schlosssymbol erscheint, wenn der Bearbeitungsmodus gestartet wird und verschwindet, wenn man gespeichert und die Datei wieder verlassen hat.

Funktionen

  • Schwärzen: sensible Daten werden dauerhaft und endgültig aus PDFs entfernt.
  • Seiten bearbeiten: drehen, löschen, sortieren, falls beim Scan was schiefgelaufen ist.
  • Einfügen von Stempeln, Häkchen, u.a.
  • Kommentieren mit Notizen, Text, Markierungen u.a.
  • Formen einfügen (Kreise, Striche, Pfeile, Kästen, etc.)

Hier einige Eindrücke

2022-03-17-annotationen
Annotationen

2022-03-17-schwärzen
Funktion Schwärzen

2022-03-17-seiten-drehen
Funktion Seiten drehen

Was sagt ihr zu unserer Neuheit?

Viele Grüsse,
Desiree

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Übrigens: @rk hatte Embedded Documents in diesem Beitrag bereits vorgestellt: PDF-Annotationen sowie Schwärzungen in enaio® und yuuvis®

Bald kommt noch die Interceptor Funktion hinzu. Hiermit ist es dann möglich, das Verhalten pro Dokument individuell auf den Kundenwunsch anzupassen.

Die Anpassungen können von eigene Stempeln über eigenen Menüs und Aktionen bis hin zu Automatisierungen gehen.

Hi zusammen, ich finde die Palette an Features erstmal gut. Die Schwärzung finde ich sehr überzeugend. Das saubere auschecken und einchecken finde ich auch wichtig (wobei parallele Bearbeitung natürlich noch schöner wäre).

… aber :slight_smile:

Mir fallen auf Anhieb zwei Anwendungsfälle ein:

  1. Ich möchte ein (Papier-) Dokument ad-hoc digital verarbeiten. Klappt prima: einscannen, drehen, schwärzen, Kommentar dazu schreiben, versenden, fertig.

  2. Ich möchte digitale Dokumente durch einen speziellen Workflow jagen, ähnliche Aktion für immer wieder andere Dokumente:
    ** schwärzen und per Mail verschicken
    ** Kommentieren und weiterleiten
    ** bestätigen/stempeln und beauftragen
    Mein Gedanke ist einfach, dass ich innerhalb solcher Workflows nicht die ganze Palette von Bearbeitungen brauche, sondern immer nur einen Ausschnitt der Features.

Entsprechen meine Beispiele grob dem was KundInnen/Interessenten gesagt haben, oder was Ihr an Anwendungsfällen im Kopf hattet?

Hoi @JT, der erste Anwendungsfall wäre aus meiner Sicht sehr gut abgedeckt. Für alle Spezialwünsche zur Oberfläche wie im zweiten Anwendungsfall wollen wir in einer der kommenden Versionen eine Scripting-Funktion vorsehen: Damit kann die Oberfläche angepasst oder sogar ganz neue Buttons passend zum Dokumentstatus eingebaut werden.

Weil die Frage aufgekommen ist: Natürlich lassen sich auch PDF-Formulare in Embedded Documents bearbeiten:

PDF-Formulare